Handleiding voor het archiveren van stukken voor de Historische Vereniging “De Smilde”.
De in dit menu genoemde stukken zijn gearchiveerd volgens onderstaande systematiek en worden bewaard in ons archief. Voor inzage kunt u contact opnemen met het bestuur.
Als basis is de volgorde van de rubrieken van het Drents Archief aangehouden, maar zijn enkele rubrieken niet opgenomen, omdat deze hier in de gemeente niet voorkomen (bv. rechtspraak, defensie, financiën enz.) De nummering zodanig aangepast, dat de ontbrekende rubrieken er zonder probleem tussen geplaatst kunnen worden (indien gewenst).
Er zijn drie hoofdstukken:
- De inhoudsopgave van de rubrieken met daarbij vermeld de aanwezige archieven, bv. Vereniging Groene Kruis en Protestants Christelijk Onderwijs Bovensmilde.
- De inhoudsopgave per aanwezig archief met daarbij de nummers die de stukken hebben gekregen.
- De inhoudsopgave van de nummers en per nummer een beschrijving van de aanwezige stukken en eventuele opmerkingen daarbij.
De stukken worden zoveel mogelijk in archiefdozen gedaan. Op deze dozen worden de nummers van de stukken vermeld. Verder niets. In het bestand is alles duidelijk terug te vinden.
De stukken zijn zoveel mogelijk voorzien van een sticker met het nummer en een gekleurd stickertje. Deze laatst is bedoeld om direct te kunnen zien dat een stuk/doos niet op de juiste plaats is opgeborgen. Het handigst is om de verschillende archieven in een bepaalde rubriek allemaal van een andere kleur sticker te voorzien.
Kleine papieren/boekje e.d. kunnen in een envelop of plastic zichtmap gedaan worden.
Grote stukken die niet in een archiefdoos passen, moeten in een grote kartonnen doos. Op de doos worden ook weer de nummers vermeld en de stickers geplakt.
Aan de hand van het archief van de Vereniging het Groene Kruis en de Vereniging voor Protestants Christelijk Onderwijs Bovensmilde kan worden nagegaan hoe een en ander er in de praktijk uit ziet.
September 2010,
Betsy Koops
